Le régime forfaitaire pour le calcul de frais automobiles est uniquement valable pour les trajets domicile-travail. Un coiffeur qui fait la navette tous les jours entre son domicile et son salon de coiffure peut donc avoir recours au régime forfaitaire, mais uniquement pour ces déplacements.
Grâce au régime forfaitaire, vous pouvez déduire 0,15 euro par kilomètre parcouru en tant que frais dans votre déclaration fiscale. Ces frais forfaitaires portent sur tous les frais automobiles directs et indirects. Si vous utilisez ce régime, vous ne pouvez déduire aucun autre coût supplémentaire en lien avec vos déplacements domicile-travail. (Les intérêts sur un prêt automobile et les frais de téléphone portable peuvent être déduits séparément.)
De nombreux indépendants, pour leurs activités professionnelles, n’encodent cependant pas uniquement leurs déplacements entre leur domicile et un lieu de travail constant. Pour ces autres trajets, le régime forfaitaire ne peut pas être utilisé, mais les frais réels doivent être justifiés par des factures, des notes ou des reçus. Ces frais professionnels réels sont seulement partiellement déductibles selon les émissions de CO2 du véhicule. Seuls les intérêts sur un prêt automobile et le téléphone dans le véhicule ne se retrouvent pas dans cette catégorie et sont 100 % déductibles.
Les frais de carburant sont aussi concernés par cette limite de déductibilité, mais au lieu de garder tous vos reçus, vous pouvez estimer ces frais en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le prix moyen du carburant et la consommation du véhicule.
En cas de contrôle, vous devez pouvoir apporter la preuve de vos déplacements professionnels. Il existe deux méthodes pour le faire.
Vous devez tenir, pour chaque véhicule, un carnet de bord pour les kilomètres travail-travail parcourus. Vous pouvez utiliser un carnet physique ou éventuellement un logiciel. Les kilomètres domicile-travail que vous comptez via les frais forfaitaires ne doivent pas se retrouver dans votre carnet de bord.
Votre carnet de bord ou votre logiciel doit contenir :
Ceci est un calcul inversé, pour lequel le nombre de kilomètres privés sur base forfaitaire est défini.
Ainsi, on se base sur un total privés annuel de 6.000 km. Ceux-ci sont ajoutés à un nombre de km forfaitaire déterminé pour les trajets domicile-travail. (Trajet simple x 2 par jour pendant 200 jours ouvrables).
Formule
(6000 km privés + km domicile-travail par trajet x 2 x 200 jours ouvrables) / Total des km parcourus = % d’usage privé
Avec cette méthode, vous ne devrez notez le kilométrage qu’au début et à la fin de l’année
Dans cet exemple, prenons un indépendant qui crée des sites web pour des entreprises. Puisque cet indépendant préfère séparer sa vie professionnelle et sa vie privée, il loue un bureau à 10 km de chez lui. Quatre jours par semaine, il fait la navette entre son domicile et son bureau. De plus, il cherche encore des clients réguliers et utilise aussi son véhicule pour son privé.
Les frais totaux que cet indépendant peut déduire sont la somme des frais de déplacement domicile-travail et des autres frais automobiles professionnels.
Pour justifier ses autres frais professionnels, l’indépendant effectue le suivi du kilométrage du véhicule pour chaque trajet à caractère professionnel. Il apparait qu’il a parcouru, sur toute l’année, 3.000 km de déplacements professionnels en plus de son trajet domicile-travail. La différence entre le kilométrage au début et à la fin de l’année montre que le véhicule a parcouru 10.000 km.
Total : 2800 euros